Al giorno d’oggi, i social network vengono utilizzati praticamente da chiunque e per svariati scopi.  Come puoi ben osservare, i social vengono utilizzati sia dalle pagine aziendali e commerciali che devono pubblicizzarsi, sia da coloro che dispongono di un profilo privato e condividono tutto ciò che piace ed incuriosisce. Tuttavia potresti chiederti: posso davvero pubblicare tutto sul mio profilo social? Ebbene, se lavori per un’azienda specifica, dovresti pensarci due volte prima di condividere con il mondo intero quello che pensi e quello che fai. Anzi, a dirla tutta, l’azienda per la quale lavori dovrebbe imporre delle limitazioni affinché vengano stabiliti determinati punti considerati come off limits.

In particolare, l’azienda dovrebbe redigere una social media policy.

Cos’è una social media policy e perché risulta essere molto importante al giorno d’oggi?

Ecco tutto ciò che devi sapere al riguardo.

Social Media Policy: cos’è?

In primo luogo è importante comprendere bene cos’è la social media policy aziendale. Come detto in precedenza, quando fai parte di una determinata azienda non puoi postare sui tuoi social personali tutto ciò che ti passa per la testa. In effetti, devi pensare che il tuo profilo pubblico viene visto anche da altre persone, che associano la tua immagine a quella dell’azienda dove lavori. Una social media policy ti ricorda questo aspetto e stabilisce delle vere e proprie regole per l’uso dei social. In una social media policy aziendale sono indicati gli argomenti che possono essere toccati ed affrontati sui social e quelli che invece non dovrebbero essere necessariamente trattati. Naturalmente, i valori presenti nella social media policy possono riferirsi a tutti i dipendenti dell’azienda. Tuttavia, in svariati casi possono esserci delle eccezioni o delle regole esclusive per chi occupa posizioni di maggior rilievo all’interno dell’organigramma aziendale.

Quali tipologie di social media policy dovrebbero esserci?

Questa è una bella domanda che molte aziende mi pongono. Ebbene rispondo subito che è importante per un’azienda che vuole evitare il fenomeno negativo del social media fail, stilare diverse tipologie di SMP.

Infatti, dovrebbe esserci almeno una social media policy interna ed una social media policy esterna. Vediamo nel dettaglio a chi si riferiscono le due tipologie di SMP.

Social media policy interna

La SMP interna è pensata per il personale interno all’azienda. Proprio il personale infatti è quello

che conosce meglio l’azienda e che può proprio per questo motivo danneggiarla più di altri.

Lo scopo della SMP interna è quello di porre all’attenzione del dipendente l’uso corretto sia dei social network aziendali, pensiamo alla pagina LinkedIn o Facebook, sia quand parla dell’azienda in generale anche sui propri canali sociali. 

A maggior ragione una SMP interna è necessaria per i dipendenti che gestiscono i social per conto dell’azienda. Quest’ultimi sono coloro che curano l’immagine dell’azienda sui diversi e principali strumenti di comunicazione odierni. Se ti occupi di curare la pagina aziendale dovresti avere il doppio dell’attenzione implicata normalmente sui social. Ogni tua azione potrebbe avere conseguenze, positive o negative, inerenti all’immagine aziendale. Voglio ricordare inoltre che la giurisprudenza italiana sempre più sta avvalorando nel merito la legittimità di alcuni licenziamenti di dipendenti che con le loro condotte scorrette sui social network abbiano comportato danni alla azienda. Ricordo inoltre che il dipendente in questi casi può anche rispondere del reato di diffamazione aggravata. (link all’articolo diffamazione)

Per questa ragione, se hai questo delicato ruolo dovresti attenerti fermamente a ciò che è presente nella Social media policy.

Social media policy esterna

La SMP esterna è pensata per i fornitori e collaboratori dell’azienda. Coloro che non sono all’interno dell’azienda, ma che si interfacciano con essa ed hanno rapporti continui, dovrebbero rispettare anche loro alcune regole e limitazioni. Pensiamo al social media manager che è incaricato di gestire la pagina social dell’azienda e inizia a rispondere in modo inappropriato agli iscritti alla pagina o ai clienti che scrivono una recensione di un prodotto o servizio. Non bisogna mai sottovalutare il potere dei social in quanto un passo falso potrebbe portare l’immagine aziendale a cadere rovinosamente. Difatti, è sempre bene specificare quelle che sono le regole da seguire sulla propria pagina social. Devi comprendere che grazie a questo aspetto, il pubblico in generale potrà vedere la pagina aziendale come seria e ben organizzata, che tiene al rispetto dell’educazione anche sui social media. Per questa ragione, è consigliato stabilire in anticipo, attraverso una social media policy esterna, quelli che sono gli argomenti da non trattare, così da tutelarsi come azienda e soprattutto come persona.

Cosa inserire in una Social Media Policy aziendale?

A questo punto, ti starai chiedendo cosa sia necessario inserire in una social media policy aziendale. Ecco cosa non dovrebbe mai mancare in una social media policy stilata a regola d’arte.

Per quanto riguarda la SMP Interna bisognerà stabilire in modo chiaro delle regole alle quali si dovranno attenere i dipendenti che diventeranno brand ambassador dell’azienda e in particolare ad esmepio: stabilire quali contenuti si possano o meno pubblicare al fine di non danneggiare l’immagine aziendale; rispettare la riservatezza di certi fatti o documenti aziendali; non utilizzare loghi aziendali o materiale protetto da copyright; utilizzare sempre un linguaggio consono senza dare sfogo agli istinti più bassi.

Per quanto riguarda la SMP esterna dovrebbero essere contenute informazioni essenziali. Chi usa la pagina dovrebbe ben conoscere quale tono utilizzare con i clienti e come risolvere situazioni di crisi. Dovrebbe sempre essere mostrata gentilezza ai clienti potenziali che chiedono informazioni inerenti all’azienda. Devi ricordare che chi si occupa di gestire la pagina social non solo promuove contenuti interessanti ed accattivanti ma ha anche il compito di customer care, tentando di far sentire a proprio agio coloro che vogliono comunicare via social con la pagina. Ancora, è bene che nella social media policy venga specificato chi si occupa dei mezzi social e chi è addetto a determinati ruoli, come sponsorizzate o simili.

A chi rivolgersi per la redazione di una social media policy efficace?

Molti pensano che basta avere una social media policy prestampata e magari copiata in rete e adattata alla meglio al proprio caso. Una social media policy di questo genere non solo non ti aiuta ma anzi potrebbe danneggiarti ulteriormente sia nel rapporto con i dipendenti che con il pubblico dei social network.Per una social media policy tutelante ed efficace, devi richiedere una consulenza legale. Chi possiede esperienza in questo campo, può darti i giusti consigli ed occuparsi di prendere le tue idee sulla politica aziendale inerente ai social e trasmetterle in un documento ufficiale. Così facendo limiterai i rischi e donerai all’azienda un’immagine professionale e vincente.

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