📝 Contratto social media manager per freelance, guida e consigli pratici

Sei un social media manager freelance o stai pensando di intraprendere questa professione? Allora saprai che un contratto di social media marketing non è solo un pezzo di carta, ma è uno strumento essenziale per il successo della tua attività.

Immagina di aver appena firmato un nuovo cliente per la tua attività di social media manager freelance. Sei entusiasta di iniziare a lavorare, ma dopo qualche settimana, ti rendi conto che le aspettative del cliente sono diverse da quello che avevi capito. I pagamenti iniziano a ritardare e la comunicazione diventa tesa. Ti chiedi: “Come ho fatto a finire in questa situazione?”

La risposta potrebbe risiedere in un dettaglio che molti sottovalutano: il contratto di social media management.

In questa professione, soprattutto se esercitata come libero professionista, emergono sfide uniche: ci sono budget da gestire, risultati tangibili da portare, tipologie di clienti diversi da accontentare. Un contratto chiaro e completo non solo protegge da incomprensioni e dispute, ma contribuisce anche a instaurare relazioni lavorative solide e durature, basate su rispetto e trasparenza.

Da questo approfondimento, capirai quanrto è importante per i social media manager avere un contratto efficace.

Vedremo come un accordo ben congegnato funga da scudo per diritti e responsabilità professionali, oltre a rappresentare un potente strumento per affermare e consolidare la propria reputazione nel dinamico mondo del marketing digitale.Se sei un social media manager freelance o stai pensando di diventarlo, questo è l’articolo che fa per te.

Scoprirai:

• I 3 motivi principali per cui un contratto è essenziale per il tuo business,
• Le differenze tra un contratto e un preventivo e perché hai bisogno di entrambi,
• L’elemento chiave che molti dimenticano di includere nel contratto,
• 10 clausole fondamentali da non trascurare,
• I rischi di usare modelli di contratto generici e perché dovresti invece investire in un contratto personalizzato.

Che tu sia alle prime armi o un professionista esperto, un contratto solido è il tuo miglior alleato per costruire relazioni durature con i clienti e proteggere il tuo business. Continua a leggere per scoprire come creare un contratto di social media management efficace e professionale.

L’importanza di un contratto su misura per il social media manager

Un contratto di social media management ben strutturato riveste un ruolo fondamentale per tre ragioni principali:

1. Tutela sia il professionista che il cliente, perché definisce in modo chiaro e puntuale i termini della collaborazione per quanto riguarda i servizi concordati, le esenzioni di responsabilità e le modalità di pagamento.
2. Rappresenta un asset aziendale su misura, definitivo e distintivo, che si integra perfettamente nella strategia di marketing e comunicazione del professionista.
3. Conferisce valore e credibilità alla figura del social media manager, rafforzandone l’autorevolezza nel settore.

Attualmente, il social media manager si è affermato come una delle figure professionali più ricercate e cruciali, nonostante permangano ancora alcune incomprensioni sul reale valore di questo ruolo.

L’affermarsi dei social media come pilastri imprescindibili della comunicazione aziendale ha reso il social media manager un protagonista indiscusso del successo delle strategie di marketing. Tuttavia, questo ruolo di primo piano si accompagna a responsabilità significative, rendendo impellente la necessità di un contratto di gestione dei social media solido e completo.

Freelance o dipendente? Sfide e opportunità

Il percorso professionale del social media manager può imboccare due strade: il lavoro dipendente presso un’agenzia di marketing e comunicazione, oppure l’avventura imprenditoriale come libero professionista, interfacciandosi direttamente con web agency, aziende e imprenditori. Questo comporta opportunità uniche, ma anche potenziali ostacoli in termini di responsabilità e gestione.È fondamentale presentarsi bene ai potenziali clienti e gestire gli asset aziendali in modo efficace. Chiediti:

• Offro preventivi standard o personalizzati per ogni cliente?
• Come posso tutelare al meglio il mio lavoro da freelance?

La risposta a questi interrogativi si trova nella redazione di un contratto per la gestione del social ben strutturato, in grado di blindare il business. Questo documento non si limita a proteggere il professionista da potenziali fraintendimenti o controversie, ma è anche un attestato della sua competenza e professionalità. Definisce aspettative realistiche per entrambe le parti, stabilisce le modalità di pagamento, le tempistiche di consegna e le sfere di responsabilità. Inoltre, un contratto chiaro ed esaustivo è un segno di rispetto reciproco e professionalità, ingredienti fondamentali per costruire una relazione lavorativa solida e duratura.

Contratto di social media management e preventivo: due strumenti distinti e complementari 

Il preventivo e il contratto di social media management sono due documenti distinti, con scopi differenti e non interscambiabili.

Il preventivo mira a sottoporre al cliente una proposta economica, con l’obiettivo di trasformarlo in un lead. Dal punto di vista legale, anche se firmato, non vincola il cliente ad intraprendere alcuna azione o a remunerare il professionista.

Il contratto, invece, è un documento volto a tutelare la relazione tra le parti. Ha valore giuridico e definisce una serie di obblighi reciproci che devono essere rispettati. Nei casi più estremi, è lo strumento che consente di far valere i propri diritti in sede legale.

Quando ti proponi a un nuovo cliente, presenta sempre entrambi i documenti: il contratto per regolare il rapporto, il preventivo per specificare servizi e quotazione.

L’elemento chiave che spesso viene trascurato nel contratto

Molti tendono a pensare che il proverbiale “cuggino” – per usare un’espressione della talentuosa Veronica Gentili – possa ricoprire il ruolo di SMM, perché, in fin dei conti, si tratta solo di “saper fare qualche post sui social”. Ma le cose non stanno affatto così.

In realtà, il lavoro include molteplici attività:

• Pianificazione della strategia,
• Creazione e pubblicazione di contenuti,
• Gestione delle community,
• Advertising e sponsorizzazioni,
• Analisi e reporting.

Nel contratto, specifica chiaramente cosa include il tuo servizio, le piattaforme gestite, la frequenza di pubblicazione, le modalità di comunicazione e le metriche di valutazione. Questa specificazione ha un duplice scopo: da un lato, fornisce al professionista un quadro chiaro delle attività da svolgere, evitando sovraccarichi di lavoro o incomprensioni sulle aspettative. Dall’altro, assicura ai clienti che ogni aspetto della gestione dei loro social media verrà curato con attenzione e professionalità.

I dettagli dei servizi

Personalizza il tuo contratto in base ai servizi offerti e al tuo modo di lavorare. Se gestisci diversi clienti, puoi creare un contratto quadro e specificare i dettagli nei singoli preventivi. In un contratto social media manager puoi arrivare a definire ogni minimo dettaglio:

• Numero di post, stories, reel a settimana,
• Quante sponsorizzate al mese,
• Flight giornalieri su ogni pagina,
• Modalità di gestione delle interazioni,
• Social media su cui lavori,
• Periodicità dell’invio dei report.

Se hai collaboratori puoi indicare la persona che si occupa della fornitura del materiale fotografico o grafico, eventuali accessi agli account Canva dei clienti, la collaborazione con il content manager per la definizione del calendario editoriale. Specificare i servizi significa descrivere in modo chiaro, trasparente e semplice le tue mansioni in modo che il cliente comprenda con esattezza di cosa ti occupi. Certo, non arrivare mai a rendere pubblico il tuo know-how, eh! Inoltre specifica che t’impegni per un’obbligazione di mezzo, e non di risultato. In questo modo non ti prendi responsabilità per cose che non puoi garantire, e il cliente non può esimersi dai pagamenti.

Il materiale da realizzare

Con il termine materiale ci riferiamo al copy per i post, alla grafica, alle creatività per le ADS, ai report.

Specifichiamo il numero di revisioni massimo previsto per ogni materiale, un limite di tempo ragionevole entro il quale richiedere le modifiche, le tempistiche di consegna.

Per essere ancora più precisi, ti suggeriamo di specificare anche la quantità e la qualità del materiale che il cliente ti deve fornire per la preparazione dei contenuti.

“Mi sono affidato allo Studio Legal for Digital per la redazione del contratto di Social Media Manager. Molto precisi e professionali fin dal primo contatto, rapidamente abbiamo fissato l’ora (abbondante) di call preparatoria per il contratto stesso.Durante questa call mi sono reso conto della notevole conoscenza della materia “digitale” dell’Avvocato Vercellotti, tanto che la call stessa si è rivelata per me una vera e propria occasione di crescita professionale.Successivamente con celerità lo Studio ha prodotto il corposo contratto, come richiesto: una ventina di pagine, ricchissime di dettagli, clausole e precisazioni molto utili.
In questo modo credo di essermi tutelato al massimo nell’insidioso mondo del Social Media Management! Naturalmente consiglio lo Studio Legal for Digital per tutte le problematiche legali relative al mondo del digitale, web ovviamente incluso.Conoscenza approfondita, esperienza, aggiornamento continuo, flessibilità e… simpatia! Cos’altro desiderare?“

Pierandrea Formusa

Social Media Manager freelance

Materiale da realizzare: definisci i dettagli nel preventivo

Quando si tratta di definire i servizi nel tuo contratto di social media management, è importante trovare un equilibrio tra completezza e concisione. Mentre è essenziale specificare le attività principali che svolgerai, come la pianificazione della strategia, la creazione di contenuti, la gestione delle community e l’analisi dei risultati, potresti voler evitare di appesantire il contratto con troppi dettagli.

Una soluzione efficace è quella di utilizzare il contratto come un “accordo quadro” che definisce i termini generali della collaborazione, e di rinviare a un preventivo separato per i dettagli specifici dei servizi e del materiale da realizzare.

Nel contratto, potresti includere una clausola come questa:

“I servizi specifici forniti dal Social Media Manager, inclusi il tipo e la quantità di materiale da realizzare (come copy per i post, grafica, creatività per le ADS e report), il numero di revisioni incluse, le tempistiche di consegna e i materiali richiesti al Cliente, saranno dettagliati nel Preventivo allegato al presente Contratto e ne costituiranno parte integrante.”

In questo modo, il contratto rimane snello e focalizzato sui termini generali dell’accordo, mentre il preventivo diventa il documento di riferimento per i dettagli operativi.

Nel preventivo, potrai specificare nel dettaglio:

• Il tipo e la quantità di materiale che realizzerai (copy, grafica, ADS, report, etc.)
• Il numero di revisioni incluse per ogni tipo di materiale
• Le tempistiche di consegna concordate
• I materiali e le informazioni che il cliente dovrà fornirti, inclusi format e scadenze

Ricorda di aggiornare il preventivo ogni volta che ci sono variazioni nei servizi o nelle richieste del cliente, e di far firmare sempre la versione più recente ad entrambe le parti.

In questo modo potrai avere un contratto completo ma conciso, e un preventivo dettagliato che ti aiuterà a gestire le aspettative del cliente e a organizzare al meglio il tuo lavoro.

Spero che questo suggerimento ti sia utile per migliorare la sezione sui servizi e il materiale da realizzare nel tuo contratto di social media management. Se hai altre domande, non esitare a chiedere!

Le altre 10 clausole fondamentali da inserire nel contratto di gestione dei social media 

Oltre alle mansioni, un contratto di social media management dovrebbe includere:

Le parti del contratto di social media management

Questa clausola deve contenere i dati identificativi completi sia del cliente che del fornitore (il social media manager), inclusi ragione sociale, sede legale, partita IVA e codice fiscale..

La durata del contratto e modalità di disdetta/rinnovo

Specifica la data di inizio e di fine del contratto, e come questo può essere rinnovato o disdetto. Per esempio, potresti prevedere un rinnovo automatico alla scadenza, salvo disdetta da comunicare con un certo preavviso (es. 30 giorni).

La modalità di comunicazione

È sempre meglio specificare che approvazioni, comunicazioni hanno valore legale solo se scritte. Che sia per e-mail e/o per chat poi lo decidi tu.

Diritti di proprietà intellettuale sui contenuti

Chiarisci che il cliente acquisisce i diritti di utilizzo sui contenuti creati per lui, ma che la proprietà intellettuale rimane del social media manager fino al completo pagamento del corrispettivo.

Corrispettivi e modalità di pagamento

L’esperienza ci ha insegnato che è meglio distinguere il momento della consegna del lavoro dal momento del pagamento del prezzo e la migliore dicitura da inserire indica la data del pagamento. Indica chiaramente il compenso dovuto per i servizi, sia esso un importo fisso mensile o basato sulle ore lavorate. Specifica anche le modalità di pagamento (es. bonifico bancario a 30 giorni fattura fine mese) e le conseguenze di eventuali ritardi (es. sospensione dei servizi dopo 15 giorni di ritardo).

Le esclusioni di responsabilità

Le mansioni che svolge un social media manager sono davvero tantissime: il tuo livello di responsabilità è elevato. Come tutelarsi?

Nel contratto specifica gli esoneri di responsabilità in merito:

• Alla ricezione in ritardo del materiale che potrebbe allungare i tempi di consegna del lavoro,
• A eventuali bug di sistema (come quelli frequenti di Business Manager),
• Agli interventi diretti del cliente sulla strategia di marketing,
• Ai tempi di analisi delle campagne Facebook,
• Agli accessi, le credenziali e le password,
• Al materiale fornito dal cliente,
• Agli adempimenti del GDPR.

Questa sezione del contratto è molto importante perché tutela il tuo lavoro da eventuali problematiche che non sono di tua competenza.

Clausole di recesso e risoluzione

Il diritto di recesso non è obbligatorio, essendo un rapporto B2B. Tuttavia può essere una buona strategia inserirlo a favore di entrambe le parti, da esercitarsi entro un termine definito. È invece importante prevedere la clausola che permette di risolvere il contratto immediatamente in caso di gravi inadempimenti (es. mancato pagamento dei corrispettivi, violazione della proprietà intellettuale o della riservatezza)

Clausola di riservatezza

Inserisci una clausola di riservatezza che impegni entrambe le parti a non divulgare informazioni confidenziali apprese durante la collaborazione.

Clausola di nomina a Responsabile esterno del trattamento GDPR

Se tratterai dati personali degli utenti per conto del cliente (es. come community manager), fatti nominare per iscritto Responsabile esterno del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. In questa clausola, il cliente (Titolare del trattamento) ti nominerà Responsabile esterno, specificando le istruzioni di trattamento (finalità, tipo di dati, categorie di interessati, durata, natura del trattamento) e le misure di sicurezza da adottare per proteggere i dati.

Il foro competente

Indica quale sarà il foro competente a dirimere eventuali controversie derivanti dal contratto (solitamente quello di residenza o domicilio del fornitore).

Tra queste, le clausole potenzialmente “vessatorie”, che richiedono una specifica approvazione per iscritto ai sensi degli artt. 1341-1342 del Codice Civile, sono:

• Limitazioni di responsabilità,
• Foro competente, se diverso da quello di residenza o domicilio del cliente,
• Eventuali clausole che prevedano decadenze, limitazioni alla facoltà di opporre eccezioni, restrizioni alla libertà contrattuale nei rapporti con i terzi, tacita proroga o rinnovazione del contratto, clausole compromissorie o deroghe alla competenza dell’autorità giudiziaria.

Per farle approvare specificamente, riportale in calce al contratto con una formula come questa: “Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 Cod. Civ., il Cliente dichiara di approvare specificamente le seguenti clausole: [elenco clausole vessatorie]”, facendo firmare il cliente accanto a ciascuna clausola.

Personalizzazione delle clausole nel modello di contratto per la gestione dei social media

È fondamentale riconoscere che ogni Social Media Manager ha un approccio, competenze e servizi distinti, e per questo il contratto di gestione dei social media deve essere accuratamente personalizzato. Questa personalizzazione dovrebbe riflettere non solo la natura specifica delle attività svolte, ma anche le tempistiche, le responsabilità e le modalità operative del professionista.

La complessità di regolare i contesti di marketing digitale in un contratto risiede nel fatto che, anche a fronte di servizi simili, ciascun professionista può avere un processo lavorativo e un modus operandi unici. Pertanto, è cruciale formulare domande approfondite prima della redazione del contratto, per comprendere a fondo il modo in cui il Social Media Manager opera e il tipo di relazione che intende instaurare con i suoi clienti.

Le domande chiave da considerare includono:

• Quali sono i servizi offerti e qual è il processo lavorativo adottato?
• Come si intende gestire la relazione con i clienti?
• Qual è il target di clientela (es. aziende, PMI, agenzie)?
• Qual è il livello di esperienza del professionista (Junior o Senior)?
• Quali sono le prospettive future per il business del Social Media Manager?

Una volta raccolte tutte le informazioni necessarie, si procede alla stesura del contratto, inserendo clausole mirate a proteggere il lavoro del Social Media Manager. Queste clausole dovrebbero coprire tutti gli aspetti rilevanti del servizio, garantendo che sia il professionista sia il cliente siano chiaramente informati sui termini dell’accordo, i diritti e gli obblighi di ciascuna parte.

Fac simile contratto social media manager? Anche no!

Se digiti su Google “fac simile contratto social media manager” o “modello contratto social media manager” la SERP ti propone diverse soluzioni di contratti in pdf già confezionati che potresti scaricare, stampare, compilare con i tuoi dati e mandare ai clienti per una firma.

Ecco, non farlo.

Nonostante la soluzione possa sembrare semplice ed economica, scopri più avanti i danni di un contratto social media manager fac simile: questi modelli standard sono generici, superficiali e adattabili a qualsiasi mansione o situazione lavorativa. Quando un contratto non specifica gli obblighi delle parti, l’oggetto della collaborazione, le mansioni e le eventuali clausole di esenzione delle responsabilità e di recesso, non protegge la tua figura professionale e non tutela nemmeno il tuo cliente.

Se dovessero sorgere delle problematiche legate per esempio a un bug di Meta che non ha attivato la sponsorizzata o a un mancato pagamento da parte del tuo cliente, non avresti in mano nulla di concreto per risolvere la controversia e tutelare il tuo lavoro.

Onde evitare di perdere denaro o dover pagare una somma ingente per risolvere una causa legale, è meglio investire una sola volta in un contratto completo, tutelante a livello legale e strategico per il business. 

Contratto per social media manager: è ora di redigere il tuo

Nel momento in cui il rapporto lavorativo con il cliente dovesse subire un cambiamento anche non derivante dalla tua volontà o ci fosse una rottura del rapporto lavorativo, il contratto è l’unico strumento di difesa.

Le professioni del marketing digitale non sono purtroppo disciplinate dal codice civile, per questo suggeriamo di affidarti a uno studio legale specializzato nel settore per la redazione di un contratto che sia uno strumento di tutela e un asset per il tuo business.

Certo, il tuo ruolo è fondamentale: hai il compito di definire insieme al legale il tuo processo lavorativo e la tipologia di servizi che intendi proporre ai tuoi clienti.

Un suggerimento da PRO: se il tuo ruolo da social media manager prevedesse una serie di mansioni diversificate per ogni cliente, potresti anche redigere un contratto che funga da accordo quadro e specificare ogni servizio nel preventivo.

Questo ti consentirebbe di avere un solo contratto social media marketing, unico e tutelante al 100% che rimanda le specifiche dei singoli servizi alla tua quotazione: è una modalità di lavoro che ti permette di muoverti con flessibilità su più clienti senza redigere ogni volta un contratto per ognuno.

Noi ti auguriamo di avere successo nel tuo ruolo da social media manager, di realizzare una carriera brillante e di divertirti.

Se vuoi essere anche tutelato, protetto e al sicuro, contattaci subito: prepariamo in pochi giorni il tuo contratto social media manager.

Alessandro Vercellotti

Avvocato del Digitale, founder partner dello studio Legal for Digital, eletto studio dell'anno 2022 Sole 24 Ore, speaker nei maggiori eventi del digitale d’Italia, eletto Digital Leader Forbes, formatore aziendale, docente, autore per Flaccovio Editore, co-founder del Social Warning Movimento Etico per l’educazione digitale.

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